Bekijk het hele webinar “How to get everybody on the same page using storytelling”

Zoals je inmiddels weet van onze andere blogs, posts en webinars over dit onderwerp, is alignment een cruciaal onderdeel van het implementeren van een nieuwe digitaal service of een digitaal product. Er zijn veel verschillende manieren om ervoor te zorgen dat alle aspecten van een verandering (teams, data, processen en software) op elkaar zijn afgestemd. Een manier die vaak over het hoofd gezien wordt, maar die – zoals je zult zien – extreem nuttig is, is storytelling. Mensen vertellen elkaar al sinds mensenheugenis verhalen. Enge verhalen, sprookjes, verhalen met een verborgen moraal, grapjes; ze zijn onderdeel van de orale traditie die we allemaal delen. Dus waarom zou je geen gebruik maken van een methode die informatie niet alleen presenteert op een manier die we hebben leren begrijpen sinds onze geboorte, maar ook onderdeel is van ons culturele DNA?

We hebben een korte lijst samengesteld met onze eigen learnings die je kunt gebruiken om zelf storytelling in te zetten om alignment te creëren binnen jouw eigen organisatie of team.

Verhalen zijn onmisbaar voor alignment

In een zakelijke context is het verleidelijk om alleen aan marketing te denken als je het over storytelling hebt: social media-reclames, die tranentrekkende kerstreclames waar wij Hollanders zo dol op zijn, advertorials in kranten en magazines, etc. Sapiens-auteur, Yuval Noah Harari, trekt het echter breder en stelt dat verhalen onmisbaar zijn om mensen te laten samenwerken. Voor een succesvolle samenwerking is het heel belangrijk dat mensen op één lijn zitten. Verhalen zorgen daarvoor.

Verhaal maken enthousiast voor verandering

Daarnaast is het notoir lastig om een organisatie te veranderen aangezien de meeste organisaties zijn ingericht voor betrouwbaarheid en niet voor aanpassingsvermogen. Uiteraard is dit een goede instelling wanneer je een bedrijf runt, maar het kan een probleem worden wanneer je probeert te veranderen. Verhalen kunnen helpen om dit te doorbreken en mensen enthousiast te maken voor verandering.

Een verhaal maken

Onze eigen ervaringen met de inzet van storytelling om alignment te creëren bevestigen de beweringen van Harari. We hebben geleerd dat het maken van een verhaal waarin mensen zich herkennen een goede manier is om een idee over te brengen. Nog krachtiger wordt het als je op basis van een eerste idee samen met anderen een verhaal maakt. Je toetst daarmee je idee en zorgt voor de eerste afstemming. Maar hoe maak je een eigen verhaal? We hebben een lijst gemaakt van onze eigen learnings.

Je team

Het allereerste dat je moet doen is een team samenstellen dat gaat werken aan het verhaal. Zorg ervoor dat de belangrijkste rollen die met de verandering te maken krijgen zijn vertegenwoordigd in je team. Deel daarnaast regelmatig tussenresultaten met management en andere stakeholders zodat ze betrokken blijven.

Kritiek is goed

Dit voelt misschien een beetje contra-intuïtief, maar het is heel belangrijk om critici aan je team toe te voegen. Uiteraard vragen we niet van je om die ene ouderwetse, extra stoffige collega te vragen. Als ze verandering niet hebben weten te omarmen de afgelopen jaren, laat je ze links liggen. Je kunt het beste iemand nemen die wel kritisch is, maar ook openstaat voor verandering. Iemand die je vertelt waar het je idee aan schort en niet zomaar met je meepraat. Ja, het zal meer tijd kosten om ze te overtuigen, maar je zult zien dat hun kritische bijdrage van onschatbare waarde is.

Zorg dat het verhaal past bij het doel

Zorg ervoor dat het type verhaal dat je kiest past bij het doel dat je voor ogen hebt. Als je bijvoorbeeld nieuwe digitale service gaat introduceren die voor altijd gaat veranderen hoe jullie samenwerken, dan is het raadzaam om een uitgebreid verhaal te maken. Wanneer je alleen een stap in een bestaand proces verandert, dan kan je met minder af.

Geef de hoofdpersoon herkenbare doelen

Laat de hoofdpersoon tot leven komen. Wie is hij of zij? Wat probeert ze te bereiken? Herkenbare doelen geven een personage diepgang, creëren een emotionele band en genereren empathie bij het publiek.

Geef je verhaal een ruggengraat met story beats

Pixar bouwt een verhaal op m.b.v. story beats – belangrijke gebeurtenissen die een verhaal samenbrengen – en dat zou jij ook moeten doen. Dit creëert een sterke ruggengraat voor je verhaal waar je op terug kunt vallen en die ervoor zorgt dat er geen gaten in je plot vallen.

Maak het visueel

Mensen onthouden beelden beter dan woorden, dus maak het concept van je verhaal visueel. Ondersteun je verhaalconcept met tekeningen (ook als ze lelijk zijn), foto’s en schetsen van de interface van de nieuwe digitale service.

Focus op de hoofdboodschap

Je zou in de verleiding kunnen komen om allerlei extra informatie en scènes toe te voegen, maar probeer je aan de story beats te houden en laat geen dingen zien die niet relevant zijn voor de verhaallijn. Denk maar aan superhelden in de film. Die zie je toch ook nooit naar de wc gaan? Dat doen ze natuurlijk wel, maar omdat het niet relevant is voor de plot van het verhaal, wordt het niet verfilmd.

Nog lang en gelukkig leven

Een valkuil waar veel mensen in trappen is dat ze denken dat ze klaar zijn als het verhaal af is. Het verhaal is echter pas het begin. Je moet er nu voor zorgen dat het verhaal werkelijkheid wordt:

1. Definieer je aannames in het verhaal. Een hulpmiddel hiervoor is het beantwoorden van de vraag van Business Professor Roger Martin: “Wat moet er waar zijn om deze toekomst de realiteit te maken?”
2. Bedenk welke van deze aannames kritiek zijn door de vraag te stellen: “Zou, als deze aanname niet waar blijkt te zijn, het idee in elkaar storten?”
3. Bedenk wat je al weet over de aannames. De meest risicovolle aannames zijn de kritieke aannames waar je weinig over weet.
4. Denk na hoe je deze kritieke aannames kunt valideren. De beste manier is om iets te bouwen, de effecten te meten en daarvan te leren.

Blijf, terwijl je het realiseert, het verhaal bijwerken en vertellen. Zo zorg je steeds voor alignment. En creëer een ruimte (het liefst fysiek, maar online met een tool als Miro kan ook) waarin iedereen het storyboard kan zien, zodat collega’s ideeën, notities en veranderingen aan kunnen brengen. Zo houd je het verhaal levend. Schrijf tot slot je learnings op voor de volgende collega die een verhaal gaat vertellen. Maak een lijst van alle dingen die je geleerd hebt en deel hem binnen de organisatie, dan leven jij en je collega’s nog lang en gelukkig.

Hoewel het moeilijk is om alignment te bewerkstelligen binnen een (grote) organisatie, het is wel degelijk mogelijk. Zoals je hebt gezien is storytelling een zeer nuttige tool om alignment op gang te brengen, vooral als je het verhaal samen maakt.