Wat is Scrum?

Scrum is een raamwerk dat is ontworpen om een team professionals met verschillende achtergronden effectief samen te laten werken in het oplossen van complexe problemen en bij het creëren van waardevolle producten. Scrum is een voorbeeld van een “easy to learn, hard to master” aanpak. In de IT heeft Scrum zich ontwikkeld tot de facto standaard voor het ontwikkelen van complexe producten. Dit raamwerk is ongeveer 25 jaar geleden ontstaan, maar heeft gedurende de laatste tien jaar een vlucht gemaakt in populariteit. INFO is in 2012 begonnen met de overstap naar Scrum-teams en we zijn Scrum sindsdien gaan gebruiken voor al onze projecten. In dit blog verken ik graag een aantal van de overwegingen die tot deze beslissing hebben geleid en waarom Scrum voor ons de meest gepaste optie is.

Scrum uitgelegd in 10 minuten

Waarom Scrum?

Voordat Scrum echt voet aan de grond kreeg, en traditionele projectmanagement raamwerken zoals PRINCE2 en PMI de voor de hand liggende opties waren om complexe IT-projecten in te richten, hadden we een ander beeld van IT dan dat we nu hebben. IT werd vaak gezien als aparte entiteit, een eigen afdeling die opereerde op basis van vooraf gedefinieerde opdrachten: vertel ons van tevoren wat je we wilt en dan zorgen wij ervoor dat het tegen een vaste prijs en op een geschatte deadline wordt opgeleverd.

“Door Scrum in te zetten, zijn we in staat om veranderingen te omarmen en ze om te zetten in kansen voor verbetering.”

Bij het inzetten van deze raamwerken gingen we er vanuit dat er niet veel zou veranderen (vandaar de afkorting “PRINCE”: “PRojects IN Controlled Environments”, of “projecten in gecontroleerde omgevingen”). Deze aanpak ging vaak gepaard met systeemanalyse om de productspecificaties voorafgaand aan de bouw van het product in kaart te brengen en vast te leggen. Ook waren expliciete veranderprocedures vaak onderdeel van deze aanpak om veranderingen die toch nodig bleken te kunnen verwerken gedurende het project. Tegenwoordig wordt dit type aanpak omschreven met het woord “waterval”, omdat ze een lineaire en gefaseerde aanpak delen om tot het projectresultaat te komen.

Traditionele vs Scrum aanpak

Scrum als tool voor innovatie

Tegenwoordig is waterval voor veel praktijken, en zeker voor die van INFO, niet meer het meest gepast. Omdat innovatie ons uitgangspunt is in onze rol als business innovation partner, verwachten we juist dat veranderingen constant zullen optreden. Nieuwe bedrijfskansen, technologische ontwikkelingen en de marktwerking leiden continu tot aanleidingen om de scope van het product te herzien en zo tot een resultaat te komen dat het beste bij de nieuwe situatie past. Jezelf ten doel stellen het volledige product van te voren te definiëren, past niet bij die realiteit. In plaats daarvan zullen we dat continu samen moeten ontdekken gedurende het proces. Door Scrum in te zetten, zijn we in staat om veranderingen te omarmen en ze om te zetten in kansen voor verbetering. In die zin is Scrum een sterk hulpmiddel voor het faciliteren van innovatie.

Daarnaast kan IT niet meer gezien worden als aparte entiteit die simpelweg orders aanneemt van de business. De grenzen tussen IT en de business zijn dermate vervaagd dat IT een integraal onderdeel is van – of zelfs de drijvende kracht is achter organisatieverandering. Door deze tendens is er een toenemende overlap tussen IT-ontwikkeling en organisatieontwikkeling. Zolang IT-systemen niet geheel zelfvoorzienend zijn zonder inmenging van eindgebruikers of ondersteunende medewerkers, gaan IT-systemen uiteindelijk over mensen en hun interacties. Een IT-systeem kan nooit succesvol zijn als het niet aansluit op de mensen die het gebruiken, de processen die zij uitvoeren of de organisatie waarbinnen het systeem draait. Dit is waarom INFO ervoor zorgt dat alle losse onderdelen samenkomen tot één geheel. IT-producten zijn slecht één aspect om tot een effectieve bedrijfsvoering te komen; een duidelijk beeld van hoe alle onderdelen samenkomen is daardoor van grote waarde om de gewenste resultaten te behalen.

Partneren is essentieel

Hopelijk heb ik tot nu toe niet veel nieuws gezegd, maar waarom is dit relevant voor INFO in haar keuze voor Scrum? Het is relevant omdat, als het zo is dat we ons bezig houden met het initiëren van succesvolle organisatieverandering via IT-ontwikkeling, partneren een stuk belangrijker wordt gedurende het proces. In deze context zie ik partneren als “grenzen verlagen door vertrouwen”. We hebben partnerschap nodig op verschillende niveaus: tussen de verschillende disciplines (teamniveau), tussen het team en de praktijk van de klant (business-niveau) en tussen de verschillende horizonnen die bestaan binnen de bredere organisatie (organisatieniveau). Partnerschap op al deze niveaus wordt belangrijker als IT een katalysator is geworden voor organisatieverandering. Dit is de reden waarom ik de focus van INFO op partnerschap in onze manier van werken volledig omarm. We bouwen sterke relaties met onze klanten, helpen hen bij het nemen van de moeilijke strategische en organisatorische beslissingen die hen vooruit helpen en we nemen hen op in onze teams. We werken zij aan zij en helpen bij elke stap om hun producten en organisatieverandering te realiseren.

“Partnerschap op verschillende niveaus wordt belangrijker als IT een katalysator is geworden voor organisatieverandering.”

Een passender kader

Wat Scrum en Agile meer gepast maken in vergelijking met een waterval-benadering is dat ze het partneren op het team- en het business-niveau beter ondersteunen. Het is niet zo dat dergelijk partnerschap niet mogelijk is met een traditionele aanpak, maar eerder dat waterval minder passende uitgangspunten heeft in relatie tot partnerschap. Waterval-benaderingen prioriteren het creëren en onderhouden van controle via een plan-gedreven aanpak (i.e. “Vertrouwen is goed… Controle is beter”), terwijl Agile-benaderingen het creëren en onderhouden van partnerschap prioriteren via een waarde-gedreven aanpak (i.e. “Controle is goed… Vertrouwen is alles”). Deze nadruk op partnerschap wordt duidelijk gereflecteerd in het Agile Manifesto (e.g. “Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen” en “Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen”) en in de onderliggende principes ervan (e.g. “Mensen uit de business en ontwikkelaars moeten dagelijks samenwerken gedurende het gehele project”).

Multidisciplinaire teams

We kunnen dit partnerschap-aspect van Scrum ook herkennen als we kijken naar Scrum-teams. Scrum definieert een ontwikkelteam als een multidisciplinaire groep mensen die gezamenlijk over alle competenties beschikken om de productvisie te realiseren. Ook schept het een kader waarbinnen professionals met verschillende perspectieven, achtergronden en jargon effectief kunnen samenwerken. Scrum werkt daarmee heel goed om partnerschap binnen teams te faciliteren. Het werkt ook goed om partnerschap met de business te realiseren, omdat Scrum een business-vertegenwoordiger de drijvende kracht maakt van het projectteam in de rol van Product Owner.

Om alles uit het partnerschap element van Scrum te halen, is bij INFO de Product Owner altijd iemand van de klant. In het volgende artikel in deze serie ga ik dieper in op hoe we dit aspect van Scrum inzetten om ons partnerschap met onze klanten verder te versterken.