Bob Thomassen, Projectleider Kwaliteitszorgsysteem bij de afdeling Sportparticipatie, is verantwoordelijk voor de infrastructuur, oftewel de sportaccommodaties. “De sportaccommodatie faciliteiten moeten vooral veilig zijn en voldoen aan de regels van de sportbonden. Alles wat er in Nederland aan sportaccommodaties gebouwd wordt moet aan een bepaalde basiskwaliteit voldoen. We willen eerlijke competitie en tenslotte meedoen op internationaal niveau zoals met Europese Kampioenschappen, Wereld Kampioenschappen en de Olympische Spelen”, legt hij uit. Om die veiligheid te waarborgen heeft NOC*NSF zo’n veertig jaar geleden een certificeringssysteem in het leven geroepen. Het proces rond het bestaande certificeringssysteem voldoet volgens Thomassen niet meer aan de wensen en behoeften van deze tijd. NOC*NSF is daarom een traject gestart om het huidige certificeringssysteem grondig te upgraden. Er komt een nieuw IT-platform dat het certificeringsproces automatiseert waardoor gebruiksgemak gerealiseerd wordt. Daarnaast wordt het certificeringsysteem uitgebreid met onder andere een accommodatiepaspoort en een duurzaamheidslabel dat ervoor moet zorgen dat de sportinfrastructuur in Nederland verduurzaamt. Wij spraken met Thomassen over welke rol alignment heeft in dit proces.

Certificeringssysteem

Om precies te begrijpen hoe belangrijk de rol van alignment is, voorziet Thomassen ons eerst van wat achtergrondinformatie. Het oorspronkelijke certificeringssysteem is een samenwerking van NOC*NSF met gemeenten, eigenaren van sportaccommodaties en leveranciers/aannemers: de “Triple Helix” zoals Thomassen het noemt. NOC*NSF is echter eigenaar want het certificeringssysteem is, net zoals het Beter Leven-keurmerk, privaat. De bedoeling is dat het nieuwe certificeringssysteem, nadat het is afgerond door NOC*NSF, wordt overgedragen aan de door de Triple Helix nog op te richten Stichting Sportinfrastructuur.

Doordat de afdeling Sport- participatie, waar Thomassen onderdeel van is, de afgelopen drie jaar bijna verdriedubbeld is ontstaat er ook meer behoefte aan onderlinge afstemming. Afdelingsbreed is vorig jaar het Agile werken geïntroduceerd. Daarom werken Thomassen en zijn projectteam nu Agile volgens de Scrum methode. De belangrijkste kritische succesfactor voor het slagen van het nieuwe certificeringssysteem is het ophalen van de wensen en behoeften van alle gebruikers van het huidige systeem. “Het nieuwe platform moet erin resulteren dat de informatie voor het bouwen van sportaccommodaties eenvoudig en op één plaats voor iedereen te vinden is. We bouwen dit platform voor sportbonden, gemeenten en marktpartijen die betrokken zijn bij het bouwen van sportaccommodaties. We willen alleen een platform bouwen waar iedereen de meerwaarde van inziet,” licht Thomassen hun nieuw opgedane inzicht toe.

NOC*NSF duurzame sportclub FC Burgum

Supportive caregiver

Het projectteam van Thomassen heeft hun rol binnen zowel de organisatie als de Triple Helix anders georganiseerd. Ze willen graag de “supportive caregiver” zijn, waarmee hij bedoelt dat ze vooral een ondersteunende en faciliterende rol zullen innemen. In dit proces had Thomassen zelf in eerste instantie vooral een verbindende rol. “Er zat veel oud zeer en frustratie over het oude kwaliteitszorgsysteem. Dat wilde ik eerst de wereld uit helpen zodat we met een schone lei konden beginnen.” Daarna is het team verder gegaan met het “strategisch laaghangend fruit” zoals hij het zelf noemt. In dit geval het digitaliseren van het sportaccommodatie handboek. Sinds de oplevering van het digitale handboek merkt hij dat mensen makkelijker meekomen en ook meer interesse tonen in de ontwikkelingen over, van en voor het nieuwe platform wat ook resulteert in meer betrokkenheid in diverse werkgroepen die hij organiseert.

Stuurgroepen & boerenverstand

De werkgroepen zijn slechts een van de manieren om alignment binnen en buiten de organisatie, de verschillende teams en hun processen te creëren. “De werkgroepen zijn heel belangrijk omdat je daar iedereen kan spreken en je een plek hebt om af te stemmen. Zo is er een keer per maand overleg met de Triple Helix stuurgroep die bestaat uit de directeur van de branchevereniging Sport & Gemeenten (VSG), de directeur van de branchevereniging Civiele techniek en Sport (BSNC) en de sportparticipatie manager van NOC*NSF. Daarnaast organiseren we een keer per kwartaal een overleg met de bonden, marktpartijen en gemeenten. Zij zorgen dat de achterban ook aanhaakt.” In zijn optiek is alignment dan ook het “aangelijnd krijgen en houden van alle stakeholders.”

“De werkgroepen zijn slechts een van de manieren om alignment binnen en buiten de organisatie, de verschillende teams en hun processen te creëren.”

Naast het Agile werken met sprints en de werkgroepen is alignment volgens Thomassen ook gewoon je boerenverstand gebruiken. “Voor dit project hebben we te maken met een werkveld met verschillende belangen, wensen en behoeften. Het is onze taak om de wensen en behoeften die we horen tijdens vergaderingen en werkgroepen te vertalen naar een proces of product. Daarbij probeer ik tijdens persoonlijke contactmomenten altijd flexibel en ontvankelijk te zijn.” Tot slot zorgt hij voor alignment door alles uit te faseren en na te denken over wat je wanneer oplevert. Dit is echter nog niet zo makkelijk als het lijkt. “Je start met aannames dus hebben we na de marktverkenning in track 0 een schets gemaakt van wat we willen en hoe we het voor ons zien. Maar het blijft toch een beetje nattevingerwerk want het is nog niet getoetst allemaal. Dat gaan we nu doen met de stakeholders die het platform gaan gebruiken.”

IT als uitdaging

Door het complexe werkveld waarbinnen NOC*NSF zich beweegt moet Thomassen tussen allerlei verschillende belangen navigeren. Dit is echter niet zijn grootste uitdaging. Doordat er straks een gedeeld eigenaarschap van het certificeringssysteem komt, betekent dit dat de interne organisatie van NOC*NSF ook te maken krijgt met een andere doelgroep dan de vertrouwde bonden. Waar bijvoorbeeld de IT-afdeling voorheen vooral interne support gaf aan collega’s, zal dit nu veranderen naar een dienstverlenende rol van IT-services ten goede van het platform Sportinfrastructuur en al haar IT-diensten en producten. “We hebben security-, privacy- en incidentenmanagement nodig en zijn op dit moment bezig dit goed in te regelen. Daarnaast zijn we nog bezig om een oplossing te vinden voor wat er moet gebeuren met alle data die nu nog bij de verschillende partijen ligt. Iedereen heeft waardevolle data die ze niet zomaar willen delen. Gelukkig verwerken wij geen persoonsgegevens binnen het platform Sportinfrastructuur,” lacht hij, “anders was het nog veel ingewikkelder geweest.” Thomassen heeft ook gemerkt dat de grootte van een instituut als NOC*NSF het soms uitdagend maakt om alle processen optimaal op elkaar af te stemmen. Er zou volgens hem nog wel iets meer tijd besteed mogen worden aan het verder optimaliseren en alignen van interne processen, zodat er geen dubbel werk wordt gedaan.

Hij is dan ook veel bezig met het alignen en coördineren van dit project. “De ene week acht uur, de andere week drie dagen. Ik heb gemerkt dat een strakke planning en gestructureerde meetings hierbij goed werken,” stelt Thomassen. “Als je de buitenwacht aanlijnt, krijg je betere producten waar mensen ook echt behoefte aan hebben.”

Een luisterend oor

Hij heeft ook nog wel wat tips voor andere projectleiders die in hetzelfde schuitje zitten. “Dit is mijn eigen filosofie,” lacht hij, “maar ik vind het heel belangrijk om een luisterend oor te bieden. Het maakt daarbij niet uit waar het over gaat. Met een beetje begrip kom je een heel eind. Daarnaast gebruik ik zelf graag humor om eventuele spanning een beetje weg te nemen en houd ik voor mijzelf aan dat in principe niks onmogelijk is en iedereen alles in mag brengen, zolang het maar binnen het systeem en het financiële plaatje past. Dat vinden mensen fijn,” besluit hij ons gesprek.