Gestructureerde data maakt alignment en samenwerking mogelijk

By 17 februari 2022Blog

Gestructureerde data maakt alignment en samenwerking mogelijk

VanMoof is een snelgroeiende, Nederlandse e-bikefabrikant. Met deze groei was het een behoorlijke uitdaging voor VanMoof om uit te zoeken hoe ze al die nieuwe mensen en afdelingen op één lijn gingen krijgen (te alignen). Niet iedereen heeft dezelfde prioriteiten en het kan lastig zijn om de kwaliteit van alignment te waarborgen als er zoveel mensen door de organisatie heen bewegen. Daarnaast heeft het bedrijf verschillende platforms en producten die door zowel hun B2C- en B2B-klanten als door hun eigen mensen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de productie en de verkoop van hun e-bikes soepel verloopt.

Lees het volledige interview met Martijn Hazelaar hier

“Het is een fulltime baan om nieuwe mensen en afdelingen te betrekken en te alignen. Het kan met zoveel mensen lastig zijn om te bepalen wie nou precies de stakeholders zijn.”

Dus welke strategieën kunnen bedrijven als VanMoof inzetten terwijl ze opschalen en groeien? Met verschillende interne digitale producten moeten ze op systeemniveau leren denken en begrijpen dat transparante een cruciale voorwaarde is voor groei. “Transparantie is alles!” lacht Hazelaar. Hij voegt daaraan toe dat je om iedereen aligned te houden “eigenlijk meer moet communiceren dan logisch voelt. Er moet een vast stramien komen, een ritme”.

Lees hier ons blog over hoe Just Eat Takeaway.com transparantie mogelijk heeft gemaakt binnen hun organisatie.

Data: toen en nu

Ondanks flinke langetermijnsinvesteringen in datamanagement is het beheren van data een probleem voor veel groeiende organisaties. Traditioneel werd data gezien als slechts één onderdeel van een technologieproject of als een bijproduct van zakelijke activiteit, niet als waardevol bezit of hulpmiddel. Er waren misschien één of twee toepassingen waarbij data gebruikt werd voor follow up-activiteiten (denk aan de klantenservice, rapportage, audits, etc.), maar dit was vaak slechts eenmalig.

Vandaag de dag wordt data steeds meer als asset gezien. Het is de normaalste zaak van de wereld om appdata bijvoorbeeld te delen met meerdere systemen en teams. Nu co-creatie en samenwerking steeds belangrijker worden binnen de wereld van innovatie, is het toegankelijk maken van data en dat doen op basis van strategische overwegingen cruciaal geworden.
Hoewel de waarde van data de afgelopen tien jaar enorm is toegenomen, zijn er nog maar weinig bedrijven en organisaties die hun aanpak voor het verzamelen, synthetiseren, delen en beheren van data ook daadwerkelijk aangepast hebben. Een belangrijke reden hiervoor is dat bij veel bedrijven simpelweg de kennis ontbreekt over hoe data bij kan dragen aan alignment of het behalen van strategische doelen.

Corporate alignment door data

VanMoof gelooft dat de beste manier om hun core business – de productie en verkoop van e-bikes – te ondersteunen het optimaliseren van alle interne werkzaamheden, producten en processen is. Al hun platforms verzamelen dan ook een enorme hoeveelheid data. Zij begrijpen de waarde van data en hoe ze data in kunnen zetten om alignment te bereiken. Maar hoe zorgen ze ervoor dat alle data toegankelijk, transparant en begrijpelijk is voor de gehele organisatie? Ze focussen hiervoor op vier aspecten:

1. Data delen mogelijk maken

Hazelaar emphasizes the importance of transparent communication across the organization. He believes alignment should be integrated from the start, by involving all stakeholders at the Hazelaar benadrukt het belang van transparante communicatie door de hele organisatie. Hij gelooft dat alignment al meteen geïntegreerd moet worden door alle stakeholders aan het begin van het project aan te haken: “Maak ze echt onderdeel van het proces en maak het makkelijk voor ze, zodat ook niet-techneuten het kunnen begrijpen en meekomen. Dan is het voor iedereen leuker.”

atlas caring dataHet delen van data is niet langer een gespecialiseerde technische aangelegenheid die alleen uitgevoerd kan worden door app-architecten en programmeurs. Het is een heus productieonderdeel geworden; bedrijven zijn er afhankelijk van dat data gedeeld en verspreid wordt om zo tegemoet te komen aan hun operationele en analytische behoeftes. De data van een organisatie draagt dan ook pas ècht bij aan alignment als alle data geprepareerd is om te delen. Om data een lust in plaats van een last te laten zijn, moet een datastrategie de provisioning van data als standaard onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden gaan behandelen.

Veel bedrijven worstelen met het delen van data en het opheffen van silo’s binnen hun organisatie. Dit probleem kan niet worden opgelost door enkel in nieuwe technologie of digitale platforms te investeren. Het is beter om een meer uniforme of gecentraliseerde weergave van bedrijfsdata te ontwikkelen met relevante mogelijkheden om deze data te delen, zodat er slechts één waarheid overblijft. VanMoof begrijpt dit en pakte dit op de volgende manieren aan:

A: Het combineren van data: het combineren van data uit verschillende systemen om zo een uniforme en consistente weergave te bieden
Om te beginnen heeft VanMoof één centraal en dedicated team dat best practices inzet bij het verzamelen en hosten van data. Daarnaast heeft elk team een eigen data-analist met een eigen dashboard die ervoor zorgt dat alle nieuwe data die binnenkomt makkelijker uit te lezen is.

Het data-team verzamelt de data en bedenkt methodes om deze naadloos in een systeem te laden. Daarna haalt het team de data door een BI-tool, zodat het ook door andere teams gebruikt kan worden. Hazelaar: “Zeker met data is het cruciaal om daar bedrijfsbreed een strategie voor te maken en een dedicated team op te zetten, want dat zorgt ervoor dat er de juiste aandacht en energie voor is, zodat er wat mee gedaan wordt en dat er gecommuniceerd wordt naar de mensen die er wat mee moeten, willen of kunnen.”

B: Het beheren van data: toegang mogelijk maken
Naarmate er meer data beschikbaar is, hebben werknemers op elk niveau van de organisatie toegang tot tools en kanalen nodig die het gezamenlijke gebruik van data verbeteren. In plaats van te vertrouwen op foefjes en tijdelijke oplossingen, hebben je werknemers en teams speciale methodes en tools (zoals data-dashboards die makkelijk aan te maken zijn met Google Analytics of Datapine) nodig om met data te werken, data-inzichten te delen en naar hun gezamenlijke doelen toe te werken. Zoals we kunnen zien bij VanMoof is toegang tot data niet beperkt tot het creëren van dataplatforms en -tools, maar eerder een manier om ervoor te zorgen dat de teams voldoende uitgerust zijn om deze platforms te gebruiken. Medewerkers zullen tenslotte eerder geneigd zijn om je nieuwe platform(s) te blijven gebruiken als ze zelf de toegevoegde waarde van die tools ervaren tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Data-‘geletterdheid’ is een hier een cruciaal onderdeel van.

2. Data-geletterdheid bevorderen onder niet-technische teams

Ondanks het feit dat bedrijven miljoenen in de verbetering van hun datamanagement hebben gestoken, zijn de meeste oplossingen slechts doekjes voor het bloeden bij individuele problemen. Het risico van investeren in zogenaamde point solutions is dat ze van nature heel erg gericht zijn op één onderwerp of probleem en daardoor niet inzetbaar zijn voor problemen die zich door het hele bedrijf afspelen of niet boven het niveau van een bepaald project uitstijgen. De uitdaging waar de meeste organisaties mee te kampen hebben is het feit dat ze de mate waarin de toegang tot en gebruik van data zich tot in de verste hoeken van hun organisatie uitstrekt niet begrijpen. Daarbij kan data ontmoedigend werken voor nieuwe teams en stoot het mensen af die denken dat werken met data alleen is weggelegd voor mensen met een speciale skill set. Gelukkig zijn er genoeg strategieën die je in kunt zetten om je ervan te verzekeren dat je werknemers voelen dat de data ook relevant voor hen is, dat ze zich zeker voelen als ze ermee werken en dat ze ownership voelen. alignment feeding data

Simpele interface
Zelfservice-platforms met een simpele interface kunnen niet-techneuten helpen om inzicht te verkrijgen in de beschikbare data. Ook kunnen een basistraining of meegeleverde tutorials hier uitkomst bieden en bijdragen aan het zelfvertrouwen van de medewerkers wanneer ze met deze data werken.

Dedicated specialist in elk productteam
Een goede strategie die VanMoof inzet is teams aanvullen met een iemand die gespecialiseerd is in het toegankelijk maken van gecentraliseerde data. Of je nu een Scrum squad, team of tribe hebt, door een dedicated dataspecialist toe te voegen zorg je ervoor dat jouw teams toegang hebben tot jouw data en het kunnen configureren naar hun specifieke behoeftes. “Alignment en processen zijn geen bijzaak. Ze hebben allebei tijd en aandacht nodig. Daarom moet er een persoon zijn binnen een team dat continu het proces bewaakt,” adviseert Hazelaar aan andere snelgroeiende bedrijven en mensen in vergelijkbare functies. Verschillende teams zullen de data door verschillende brillen bekijken. Dus, hoe zorgen we ervoor dat de teams aligned zijn als het aankomt op de definitie en interpretatie van data?

3. Een datawoordenboek opstellen

Met zoveel teams en stakeholders die allemaal hun eigen interpretatie van data hebben is het noodzaak om universele definities voor de data op te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door het opstellen van een datawoordenboek. Het IBM Dictionary of Computing omschrijft een datawoordenboek als “een gecentraliseerde opslagplaats van informatie over data, zoals definities, de relatie tot andere data, herkomst, gebruik en format”. Investeer in het begrijpen van hoe je teams data interpreteren en het creëren van een catalogus die voor alle termen bijhoudt hoe er betekenis aan wordt gegeven en hoe ze worden gedefinieerd. Dit kan bijvoorbeeld worden gefaciliteerd door een workshop in het leven te roepen waarin de termen worden gegroepeerd en waar overeenkomsten en verschillen worden geïdentificeerd om uiteindelijk tot een gestandaardiseerde lijst van termen en definities te komen.

Lees ons interview met Duco Berghuis, Product Team Lead bij Just Eat Takeaway.com, over o.a. het belang van een datawoordenboek als je opschaalt.

Het bij- en onderhouden van je datawoordenboek is minstens even belangrijk als het opstellen ervan. Met de enorme hoeveelheid nieuwe data die elke dag je systemen binnenstroomt en de veranderingen die worden doorgevoerd door het product- of salesteam rond de parameters van je product/service zijn het bij- en onderhouden van je datawoordenboek belangrijke voorwaardes om ervoor te zorgen dat er geen overbodigheden of duplicaten in staan en dat er niets mist.

4. Maak flexibiliteit in de datasysteemarchitectuur mogelijk

Zoals Hazelaar al zei, heeft VanMoof veel digitale producten die enorme hoeveelheden data genereren uit verschillende bronnen in verschillende formaten. Traditionele IT-infrastructuren bevatten vaak datasilo’s die zowel complex als tijdrovend zijn om te integreren. Hierdoor is de benodigde informatie vaak niet toegankelijk voor gebruikers buiten een bepaalde afdeling, waardoor rapportage-gaten en knelpunten ontstaan. Deze omgevingen verbergen de end-to-end zichtbaarheid die bedrijven en teams nodig hebben om nauwkeurige inzichten uit hun data te halen en deze strategisch in te zetten.

Wanneer je een datastrategie als hulpmiddel voor strategische alignment ziet, is het belangrijk om ook naar de technische visie te kijken en in kaart te brengen of je huidige systemen en architectuur deze visie ondersteunen. Door vanaf het begin gebruik te maken van cloud-opslag, snelle provisioning en bijna oneindige schaalbaarheid, kan je organisatie tegemoet komen aan nog onbekende toekomstige datavereisten en heb je altijd de mogelijkheid om je datastrategie te herbeoordelen zonder daarbij rekening te hoeven houden met de beperkingen van rigide architecturen en archaïsche systemen. De infrastructuur en de technologie die je kiest moeten hand in hand gaan met je bedrijfscultuur en je doelen reflecteren. Zoals gezegd kijken de meeste teams en werknemers door een unieke bril naar data, en de tools en technologie die je gebruikt om toegang te verlenen tot die data moet die diversiteit dan ook reflecteren.

Conclusie

Vandaag de dag heeft data de kracht om de hele organisatie transparant te maken en teams te helpen om inzicht te krijgen in het waarom van alle beslissingen. Maar net zoals bij VanMoof schalen bedrijven en teams steeds verder op, evenals het volume, de bron en de soorten data. Daarmee ontstaat de behoefte voor bedrijven om data te integreren, te beheren en te beveiligen op een manier die deze transparantie en flexibiliteit in de hand werken en zo alignment binnen de hele organisatie mogelijk maken.

all seeing eye data

Door teams en medewerkers gebruik te laten maken van een universele data-analysetool (één enkele waarheid) die zo intuïtief is dat iedereen ermee kan werken, kunnen leiders zich ervan verzekeren dat hun mensen alles hebben wat ze nodig hebben om zelfstandig en succesvol beslissingen te nemen voor zichzelf, hun teams en de bedrijfsmissie, en zo ècht aligned te worden.

Wil jij graag weten hoe jouw organisatie m.b.v. data aligned kan worden en hoe alignment past binnen de structuur van je bedrijf? Wij kunnen je helpen om mensgerichte strategieën te bepalen en platforms te bouwen die alignment mogelijk maken in je gehele organisatie.

Let’s get in touch!

EN: Privacy

Blijf op de hoogte

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang elke maand artikelen en blogs over innovatie en onze podcast.